IMPRIMIR…QUÉ, PARA QUÉ, POR QUÉ, PARA QUIÉN

Voy a tirar una piedra contra mi propio tejado: ¿Es necesario que una pyme cuente con un sistema de impresión? Buen dilema. Prácticamente la mitad de las pymes considerarán necesaria la adquisición de -al menos- una máquina de imprimir (acorde con sus necesidades), mientras que el resto no lo verán necesario y vivirán en un entorno digitalizado. Bien, ¿y con qué nos quedamos?

Año 2014. ¿Realmente es necesario imprimir?

Año 2014. ¿Realmente es necesario imprimir?

Dos años después de iniciar mi actividad profesional por mi cuenta decidí mantenerme firme en un aspecto: no generar ni imprimir ningún documento en un papel. El ahorro en esta partida es tan mínimo que pasa desapercibido; mi “huella ecológica”, en base a los árboles que he evitado su tala, pues también. Es más, a primera vista incluso podría asegurar que me ha perjudicado en su inicio. Aún hoy, en cualquier reunión con un potencial cliente la charla siempre se inicia con el clásico “intercambio de cromos”. Pero, ¿y qué haces si no tienes tu Panini preparado? Lo vemos más adelante.

Como he dicho al principio, la necesidad de disponer de un sistema de impresión dependerá no tanto de cuál es tu tipo y/o modelo de negocio sino quiénes serán tus clientes tipo. Es decir, si tus clientes no crees que estén “a la última” en tecnología y redes sociales, quizás lo mejor será enviar la propuesta por correo ordinario y en un buen papel con gramaje. Si tu cliente es una pyme joven, con presencia en redes sociales, con un elevado nivel de tecnología, probablemente puedas obviar el enviarle documento alguno en papel. Incluso cuando llegue dentro de unos meses la Navidad podrás enviar un Christma personalizado (nada de “customizado”, por favor) con el que podrás felicitar las fiestas a clientes, proveedores, etc. Facturas, propuestas y resto de documentación se envía siempre -por correo electrónico- en formato pdf, guardando en la nube todos los documentos originales.

Retomando el momento “intercambio de tarjetas”, lanzo una pregunta: ¿alguien tiene, hoy, en el año 2014, los tarjeteros donde se almacenan tarjetas de visita? Por lo habitual, lo suyo es que cuando uno recibe una tarjeta, cuando llega a su oficina, abra un nuevo perfil en su smartphone e introduzca todos sus datos: teléfono móvil, fijo, correo electrónico, skype, dirección física, etc; los más avanzados pondrán en el reverso de la tarjeta un código QR con toda esta información, con lo cual facilitará enormemente el trabajo de “picar” los datos: escanear y listo. Yo de momento soluciono este problema enviándole un correo electrónico donde en mi firma tienen -obviamente, además de la dirección de correo electrónico- mi número de móvil, mi dirección de skype y un enlace a about.me, donde aglutino el resto de mis perfiles (twitter, linkedin, blogs, etc.), de modo que el que no me contacta es -simplemente- porque no quiere. Medios he puesto todos los posibles; y si hay alguna empresa que no ha podido/sabido contactarme es porque -seguramente- no me interese trabajar con ella.

Mi trabajo es 100% digital: escribir artículos en medios electrónicos y gestionar la comunicación efectiva a través de las redes sociales. Cada vez que envío una propuesta de colaboración a un potencial cliente les envío el pdf para que puedan ver qué hago, cómo lo hago, su precio, etc. Hace tiempo estaba hablando con un cliente al que le envié una propuesta y mientras estábamos discutiendo unos puntos oía cómo preguntaba a sus empleados si “alguien sabía donde estaba la presentación”. Es decir, habían impreso -por lo que me dio a entender- un par de copias. Teniendo en cuenta que es una pyme donde los trabajadores cuentan con tabletas corporativas, ¿no sería mejor depositar los documentos en Google Docs (o la que más rabia te dé) y compartirla con determinados perfiles, evitando así la necesidad de tener que imprimir documentos?

Ser una empresa sin necesidad de imprimir puede ayudarte además a crearte una marca propia, personal, joven, dinámica que apuesta por una tendencia; una empresa que puede además “venderse” ante sus clientes como ética y responsable con el medio ambiente. Vemos por tanto que soluciones en la nube y redes sociales pueden aliarse para lograr que la pyme se aleje de la necesidad de imprimir.

Del mismo modo que hace años las empresas abandonaron las oficinas “cableadas” para conectar los equipos entre sí, a Internet, etc. vía wifi, ¿por qué no cuestionarse si es necesario en realidad imprimir documentos? Por cierto, un aspecto donde se agradece enormemente vivir en una oficina sin impresora -aunque sea mi propia casa- es por la limpieza de la mesa: sólo el portátil, el móvil y mi marco de fotos digital.

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Acerca de Santiago Carro Díaz

Periodista especializado en TI y sector educativo, con 18 años de experiencia en prensa escrita, radio e Internet; gestionando eficazmente la comunicación a pymes y grandes cuentas.
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