GESTIÓN DEL TIEMPO

Vivimos un momento en el que prima la «gestión de»: gestión del talento, gestión de la comunicación, gestión de recursos…Y muchas veces nos olvidamos del intangible más preciado: el tiempo.

Que el tiempo no se te escurra entre las manos. Se productivo.

Este blog intenta dar pistas a empresas y freelances para ser más eficientes en nuestros desempeños, gestionar mejor los recursos, ser más productivos… ganar más dinero.

Ahora que está tan de moda eso de escribir compendios, tipo decálogo (u heptálogo), sobre hábitos de personalidades relevantes que han conseguido ser millonarios, yo también quiero sumar mi pequeño aporte. No obstante quiero puntualizar algunas cosas. Por ejemplo: no soy millonario ni creo que lo sea en las próximas dos décadas (por si acaso piensas que por leer esto vas a tener un cuenta holgada en breve); pero sí he conseguido siempre frente a la adversidad levantarme y no caer en el desánimo, lo que me ha permitido no quedare descolgado del mundo laboral. Y hoy día, esto ya es todo un reto.

Hablar de la gestión del tiempo es intentar explicar cómo aprovechar cada minuto del día. El tiempo es algo que ni puedes comprar ni esperes a que vuelva. Por eso, es fundamental cuidarlo, mimarlo y sacar el máximo rendimiento. Ahora, ¿por dónde se nos va el tiempo?

1. Reuniones cara a cara versus Skype: Hace poco tiempo firmé un nuevo contrato con una empresa que dista de mi oficina 772 kilómetros (ida) y otros tantos de vuelta. A pesar de mi insistencia en resolverla vía skye, mi cliente dijo que mejor sería vernos. De modo que para llevar a cabo la reunión de 3 horas y media tuve que invertir, de manera adicional, otras 14 horas de viaje (ida y vuelta) más unos 140 euros de combustible y otros 120 euros en peaje (Portugal es lo que tiene: peajes en todas las carreteras), hotel aparte. Pero más allá del coste económico de todo esto, lo peor para mí, como freelance, era el tiempo que no podía dedicar al resto de mis clientes. Por esta razón,todas las empresas deberían analizar el coste real de una reunión o efectuarla a través de un sistema de vídeo conferencia (hoy gratuitos).

2. Aprovechar sinergias: Lo que en castellano se dice «Aprovechando que el Pisuerga pasa por Valladolid» no es ni más que menos que aprovechar el tiempo. En el ejemplo que puse anteriormente, puesto que tenía que recorrer Portugal de arriba a abajo, qué mejor que echar un vistazo a mis contactos de Linkedin y ver si tenía alguna reunión pendiente con clientes lusos. Et Voila! Gestioné una reunión con una empresa de tecnología ubicada en Coimbra; de modo que el viaje al menos me sirvió para evitarme otro trayecto similar la semana siguiente: más ahorro de tiempo.

3. Prioriza: No todo el mundo está igual de dispuesto para acometer determinadas tareas en según qué momentos del día. Cada uno sabe cuál es el momento en el que rendimos más. Aprovecha esos momentos para hacer aquellas tareas que menos te gusten. De lo contrario, se enquistarán y al final tendrás que hacerlo rápido; y ya sabes cuál es el resultado de hacer mal las cosas.

4. Gestiona un calendario diario de tareas: Hace años, cuando llevaba la comunicación de unas multinacionales del sector TIC invertía siempre 1 hora en leer la prensa económica, tecnológica y nacional. Descubrí a los pocos días que me permitía afrontar mejor mi jornada laboral, siendo más eficiente y descubriendo nuevas ideas que podía aportar a mis clientes.

5. Móvil, correo electrónico, redes sociales: No es una enumeración al azar. Es un ranking de prioridades por las que un cliente se pondrá en contacto contigo si tiene que comunicarte algo. Si es muy importante, te llamará; si lo necesita en el día, te enviará un correo electrónico; y si se puede resolver en un plazo mayor, te lo hará saber por otras vías. Es decir: no vivas más pendiente por ver tu bandeja de entrada que de tu trabajo en cuestión.

6. Anotaciones: Nadie sabe cuándo tu cerebro va a estallar en creación. Si eres de los que cuesta conciliar el sueño y mientras estás en la cama -en lugar de contar ovejitas- tu mente sigue trabajando pensando qué hacer a tus clientes, qué post escribir o cómo ganarte la confianza de un potencial cliente, mi consejo es tener a mano, cerca de la cama, boli y papel (o el tablet encendido) para anotar aquellas ideas.Por la mañana tendrás tiempo de ponerlas en orden y ejecutarlas si te siguen pareciendo interesantes.

7. Céntrate: Perdón, pero ahí va otro refrán español: «Zapatero a tus zapatos». Los freelances tenemos, además de dedicarnos a nuestro negocio, resolver cuentas con Hacienda, bancos, etc. Seguramente todos podemos llevar las cuentas y presentarlas en las oficinas correspondientes de Hacienda. Sin embargo, hay que analizar cuánto me cuesta que una Asesoría especializada me gestione todo ese papeleo(que no aporta ningún beneficio a mi negocio y sí me come tiempo) y me permite centrarme en exclusiva a mis clientes. Recuerda que, cada vez más, tus clientes no están en tu barrio, ni en tu provincia: pueden estar en otros países y no puedes gastar tiempo en averiguar tipos impositivos de otros países, contratos, etc.